راهنمای کلیدی برای حضور در فضای کار اشتراکی

بسیاری از کسب و کارها در طول سال‌های گذشته به اشتغال در فضای کار اشتراکی تمایل پیدا کرده‌اند. در حالی که برخی شرکت‌ها علاقه‌مند به کار در محیط اداری ثابت در روزهای کاری هفته هستند، اما برخی دیگر، ترکیبی از دورکاری و روش حضوری را ترجیح می‌دهند که در آن کارمندان در بعضی از روزهای هفته در محیط اداری تعیین‌شده حضور دارند و روز‌های باقی‌مانده را به روش دور کاری مشغول هستند.

9 نکته‌ی کلیدی درباره‌ی آداب استفاده از فضای کار اشتراکی

از آن جاییکه متخصصان بسیاری به فضاهای کار اشتراکی مراجعه می‌کنند، حتما به یادآوری و مرور درباره‌ی آداب اجتماعی کار  و حضور در این فضاهای اشتراکی نیاز داریم. در ادامه نکاتی آورده شده است که استارتاپ ها و فریلنسرها در هنگام استفاده از فضای کار اشتراکی باید به آنها توجه داشته باشند:

1-رعایت مرزها

در فضاهای کار اشتراکی، فضاهای مشخصی به افراد و استارتاپ‌ها اختصاص پیدا می‌کند. شما می‌بایست با در نظر گرفتن این فضای شخصی، حدود و حریم خود را مشخص کرده و به حریم دیگر افراد و استارتا‌ها احترام بگذارید. بدون اجازه به فضای کاری دیگران دخل و تصرف نکنید. از کتاب‌ها و وسایل شخصی دیگران در محیط کاری‌شان بدون اجازه استفاده نکنید. همچنین از قرض گرفتن خودکار یا کاغذ از دیگران در فضای کاری اختصاصی‌شان و بدون اجازه نگاه کردن به کاغذها و اسناد افراد خودداری کنید.

2-برنامه کاری و زمان شروع جلسات را رعایت کنید

وقتی در یک فضای کار اشتراکی فعالیت می‌کنید، به یاد داشته باشید که برنامه‌ی کاری و جلسات خود را به دقت رعایت کنید. اگر از یک میز مشترک استفاده می‌کنید، حتماً به زمان استفاده‌ی دیگرانی که قبل و بعد از شما از میز کاری استفاده می‌کنند، احترام بگذارید. تا شروع زمان آغاز به کار خود در نزدیکی میز یا در لابی منتظر باشید. هنگامی که کارهای خود را در محیط جلسه به اتمام رساندید، معطل نکنید و فضای کاری را قبل از به پایان رسیدن زمان مجاز استفاده، مرتب کنید.

3-پس از انجام کارها، فضای کار خود را مرتب کنید

با توجه به ورود و خروج مداوم کارکنان در طول روز، حفظ نظم و تمیزی فضایی که در آن کار می‌کنید، بسیار حائز اهمیت است. حفظ نظم و تمیزی محل کار اشتراکی یکی از مواردی است که هر فرد بعد از اتمام کار باید انجام دهد؛ زیرا همانطور که از نامش پیداست باید همیشه توجه داشته باشید که شما در یم محیط اشتراکی مشغول به کار هستید و این محیط برای استفاده همگان است.

4-سکوت را رعایت کنید

یکی از عوامل مهم در کنترل تمرکز در فضای کاری اشتراکی مانند فضای کار اشتراکی فینووا، مدیریت مناسب صداهاست. در فضای کار مشترک، به دلیل قسمت‌بندی فضاهای کاری متعدد، صداها نیز به سهولت پخش می‌شوند. برای جلوگیری از ایجاد صداهای بلند در مکان‌های عمومی، این مسئله اهمیت ویژه‌ای دارد. وقتی در محیط کاری حضور دارید، باید مراقب باشید تا با صدای بلند برای افراد دیگر مزاحمت ایجاد نکنید. این موضوع نه تنها در زمان گفت‌وگو با دیگران یا مکالمات تلفنی، بلکه در مواردی مانند کلیک کردن روی صفحه کلید یا شرکت در کنفرانس‌های ویدیویی نیز حائز اهمیت است.

5-محیط اشتراکی، لوازم اشتراکی

با توجه به اصول فوق، زمان استفاده از فضای کار اشتراکی باید به جزئیات با دقت ویژه‌ای توجه کنید. این به این معناست که وسایل و لوازم محل کار شخصی نیستند و وسایلی را که افراد بعدی ممکن است نیاز داشته باشد، باید تمیز و مرتب تحویل دهید. از جمله فنجان‌های خالی، دستمال کاغذی‌، بشقاب‌ها و غیره. همچنین، باید به زمان پایان رزرو خود و زمان شروع کاربر بعدی نیز توجه کنید.

6-استفاده صحیح از خدمات و امکانات

در زمان رزرو اتاق‌های فضای کار اشتراکی، لطفاً به دیگر مشاغل و افراد حرفه‌ای در فضای کاری احترام بگذارید. همچنین هنگام استفاده‌ی مواردی نظیر پرینتر، دستگاه قهوه‌ساز، سماور و تخته وایت‌برد و همچنین تمیز کردن اتاق‌های فضای کار اشتراکی و درخواست کمک از کارکنان فضای اداری، لطفا درخواست خود را محترمانه مطرح کنید.

7-از اتاق‌های جلسه برای انجام جلسات استفاده کنید

فینووا مانند تمامی فضاهای کار اشتراکی اتاق‌های جلسه‌‌ای دارد که می‌توانید آن‌ها را به صورت ساعتی رزرو کنید. کسب و کارهایی که در فضاهای کاری مشترک فعالیت می‌کنند، از اتاق‌های جلسه برای برگزاری جلسات استفاده می‌کنند. اگر موضوع یا مسئله‌ای دارید که برای مکالمه نیاز به حریم خصوصی دارد و ممکن است باعث اختلال تمرکز دیگر کاربران در فضای کاری شود، بهتر است یکی از اتاق‌های جلسه را برای خود رزرو کنید.

8-مکالمات خصوصی را خصوصی نگه دارید!

در همه‌ی زمینه‌های شغلی و حرفه‌ای مدرن، برخی مکالمات به شکل خصوصی و برخی دیگران به شکل آنلاین هستند. پس بهتر است که این مکالمات خصوصی نیز باقی بمانند. اگر نیاز به بحث درباره‌ی مسائل خصوصی و کاری در یک تماس ویدئویی یا کنفرانس دارید، بهتر است از اتاق کنفرانس یا جلسات استفاده کنید. در هیچ موقعیتی نباید مسائل خصوصی و کاری خود را در معرض عموم قرار دهید، به خصوص در محیط‌های اداری که تعدادی از همکاران و متخصصان دیگر هم می‌توانند حضور داشته باشند. وقتی با موقعیت‌های چالشی یا حساس در کار مواجه می‌شوید، مانند ارزیابی کارکرد افراد، ارائه‌ی بازخورد به همکاران یا خاتمه‌ی رابطه با یک کارمند یا فروشنده، بهتر است این مکالمات را خصوصی و محرمانه نگه دارید. بهترین راه حفظ حریم خصوصی این گفت‌وگوها، استفاده از اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه‌ی رزرو شده برای این منظور است.

9-در صورت بیماری بهتر است به فضای کار اشتراکی مراجعه نکنید

پس از شیوع ویروس‌ کرونا، حضور در محل کار در زمان بیماری‌های واگیردار یا سرماخوردگی، نه تنها نقض احترام به سلامتی و سلامتی دیگران است، بلکه نشانه‌ای از ضعف آداب استفاده از این فضا نیز محسوب می‌شود. این اقدامات می‌توانند به بهبود تعاملات شما و دیگر همکاران در محیط کار اشتراکی کمک کنند.

رعایت شیوه نامه‌ی فضای اشتراکی، کلید موفقیت تعاملات کاری در فینووا

از آنجایی که همکاری و تعامل در دنیای امروز اهمیت فراوانی دارد، آموزش و ترویج آداب و قوانین اجتماعی در فضای کار اشتراکی بخشی از مسئولیت فینوواست. فینووا به عنوان اولین فضای کار اشتراکی در ایران بر خود لازم می‌داند تجربه‌ی متفاوت در محیطی نوآورانه و پویا را برای فریلنسرها و تیم‌های استارتاپی فراهم کند و این مهم جز با کمک و همراهی اعضای مستقر در دو مرکز ونک و چهارراه ولیعصر به دست نمی‌آید.

آنچه به عنوان آداب حضور در فضای کار اشتراکی آمده، حالا بخشی از شیوه‌نامه‌ی فینوواست که حاصل 10 سال تجربه، همراهی و حضور بهترین فریلنسرها و تیم‌های استارتاپی در فینوواست و از همین روست که فینووا در میان فضاهای کار اشتراکی در ایران حرفی برای گفتن دارد.

ترجمه: مهرناز امامی
تنظیم و انتشار: الهام نداف